私はいま、副業で特定保健指導の指導員をしています。
在宅で行うので、面談の予約管理はもちろん自分自身。
最も避けたいのが「うっかり忘れた」というミスです。
本業と育児の合間に副業としてやっている私にとって、「うっかり忘れた」の可能性は高くなりそう…
今回は、面談を忘れないために私がおこなっている方法をご紹介します。
面談を忘れるパターンは2つ！
まず、面談を忘れるパターンとして大きく2つに分けてみました。
① 予約が入っていることを忘れる
「〇日〇時に予約がある」という予約自体を忘れてしまうパターンです。
② 当日に時間を忘れる
日にちは把握していても、当日に別の作業をしていてうっかり時間が過ぎてしまうパターンです。
報告書を書いていたら、気づいたら面談の時間だった…！ということも
この2つのパターンに対して、それぞれ対策をしています。
予約が入った瞬間にやること
予約のお知らせが届いたら、お知らせを見たその瞬間に以下の2つをセットでやります。
Googleカレンダーに登録する
日時・対象者さんのイニシャルをGoogleカレンダーに入力します。
「あとでやろう」は絶対にNG！
GoogleのTodoリストに「事前準備」と登録する
面談には事前準備が必要です。
そのため、「お知らせが届いた日の翌日の朝4時」に通知が来るよう、「事前準備」とタスクを設定しています。
自分だけの時間に通知が来るので、忘れずに落ち着いて準備ができます
この2つを同時におこなうことで、「カレンダーには入れたけど準備を忘れた」という事態も防げます。
当日うっかりを防ぐ3つの方法
当日の朝、家族に共有する
私の場合、面談中は夫に子どもたちを見てもらっています。
そのため、私が覚えていても夫が忘れていたら大変…
googleカレンダーで共有しているので夫も把握してくれているはずですが、念のため当日の朝に「今日○時に面談があるからよろしくね」と口頭でも伝えます。
声に出すことで自分の頭にも改めてインプットされますし、家族にも協力してもらいやすくなります。
30分前にアラームをかける
いつも入る時間帯ではない場合など、特に「うっかりしそうかも…」というときは面談の30分前にスマホのアラームをセットしています。
他の作業に集中していても、アラームが鳴れば切り替えられます
連続面談のときはZoomで待機する
面談を続けて実施する日は、前の面談が終わった段階で次のミーティング画面（またはプレビュー画面）に入っておきます。
オーディオ・ビデオはオフにして報告書を書きながら待機することで、対象者さんが入ってきたらすぐ対応できます。
時間を忘れる心配がなくなるので、連続面談のときにとても助かります
それでも不安なときは
会社によっては、1週間前、前日…などとリマインドのお知らせがくる場合もあります。
私はそのお知らせが届くたびに、「これはもう登録した人だな」と思ってもカレンダーをその都度確認するようにしています。
連続でお知らせが来ると一人目の通知に隠れて、実はもう一人いるのに見逃していた！という経験をしたためです。
「ちゃんと登録されているか」を何度も確認するのは手間がかかりますが、「予約を忘れていた」という最悪のミスを避けるためにはこのくらいしてもいいのかなと思います。
気合いでどうにかするのではなく、仕組み化が大切です
「忘れるパターンは2つある」という意識で対策しよう
私がやっている面談管理を、改めてまとめてみました。
方法は人それぞれだと思いますが、忘れるパターンは2つあるという意識を持つだけでも、対策が立てやすくなるかもしれません。
同じように在宅で指導員をしている方の参考になれば嬉しいです。
コメント